Pourquoi vous ne risquez pas de perdre des heures de saisie avec OneNote ?

Vous est-il déjà arrivé de saisir un long document dans Word et de perdre votre saisie ? Et bien bonne nouvelle ! OneNote est une solution robuste qui vous évitera ces désagréments.

Sauvegarde toutes les 30 sec

Ne cherchez pas d’icône de sauvegarde dans OneNote, il n’y en a pas ! Cela surprend les nouveaux utilisateurs de OneNote qui ont pris l’habitude de cliquer toutes les minutes sur l’icône de sauvegarde dans Word, Excel ou PowerPoint afin de perdre aucune saisie en cas de crash. OneNote sauvegarde automatiquement les données saisies dans une page du bloc-notes toutes les 30 secondes. Étonnant n’est-ce pas ?

Retour à une version antérieure

Vous souhaitez revenir à une version antérieure d’une page ? Les pages d’un bloc-notes OneNote sont gérées en version. Ainsi OneNote enregistre une nouvelle version de la page en cours de saisie toutes les heures si vous êtes le seul à modifier la page ou à chaque modification si vous êtes plusieurs éditeurs à intervenir sur la page. Pour accéder à l’historique des versions d’une page, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur le titre de la page dans le volet d’affichage des pages et de choisir le menu « Afficher les versions de page ». Vous pouvez dès lors revenir à une version précédente de la page en cliquant avec le bouton droit sur la version à restaurer puis en choisissant le menu « Restaurer la version ».

Restaurer le contenu

Sans que vous vous en rendiez compte, OneNote a pris soin de sauvegarder automatiquement vos blocs-notes. Pour connaître l’emplacement de sauvegarde des blocs-notes, vous devez accéder au menu Fichier / Options /  Enregistrer et sauvegarder. L’emplacement de sauvegarde apparaît dans l’option  » Dossier de sauvegarde ». La fréquence des sauvegardes apparaît dans l’option « Sauvegardez automatiquement mon bloc-notes selon l’intervalle de temps indiqué ». Vous pouvez sélectionner les valeurs « 1 minute », ‘1 jour » jusqu’à « 6 semaines ». Le nombre de copies des blocs-notes sauvegardés apparaît dans l’option « Nombre de copies de sauvegarde à conserver ». Pour restaurer une page ou un bloc-notes entier, il faut ouvrir l’emplacement de sauvegarde dans l’explorateur de fichiers, ouvrir le dossier « Sauvegarder » puis ouvrir le dossier correspondant au bloc-notes à restaurer. Vous remarquerez que les sections (onglets) du bloc-notes apparaissent sous forme de fichiers avec la date dans le nom du fichier. Pour restaurer une page ou la section complète, il suffit d’ouvrir le fichier correspondant à la section en double cliquant sur le fichier. La section s’ouvre alors dans OneNote dans les « Sections ouvertes ». Vous pouvez maintenant restaurer tout ou partie de cette section.

 

 

 

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Bloc-notes OneNote partagé

Partage via un disque réseau

Dans un contexte d’entreprise, le partage d’un bloc-notes OneNote peut être réalisé facilement en stockant le bloc-notes sur un disque réseau. Dans ce cas, les collaborateurs doivent accéder au bloc-notes partagé de la même façon en utilisant par exemple un lecteur réseau (U:). Ainsi, chaque collaborateur disposant d’un droit en lecture et/ou écriture accédera au bloc-notes partagé situé par exemple sur la ressource réseau U:\Partage\bloc-notes.

Un bloc-notes OneNote stocké sur un disque est visible dans l’explorateur de fichiers de Windows sous la forme d’un dossier. Ce dossier contient un fichier Ouvrir le bloc-notes.onetoc2 qui permet d’ouvrir le bloc-notes dans OneNote (double-clic sur le fichier ou clic-droit sur le fichier puis menu Ouvrir). Ce dossier contient également autant de fichiers avec une extension .one que de sections contenues dans le bloc-notes.

Il est donc possible de restreindre les droits d’accès des utilisateurs partageant le bloc-notes en jouant sur les permissions (lecture, écriture) sur chacun des fichiers correspondant à une section. Si un utilisateur ne dispose d’aucune permission sur un fichier, la section correspondante sera masquée dans le bloc-notes.

Exemple de fichiers contenu dans un dossier correspondant à un bloc-notes OneNote

fichiers correspondant à un bloc-notes OneNoteLe partage d’un bloc-notes est réalisé par un utilisateur depuis OneNote en sélectionnant le menu Partager / Partager ce bloc-notes puis envoyer un courrier électronique… (OneNote 2010) :icône partager ce bloc-notes

envoyer un courrier électronique

Un message d’invitation au bloc-notes s’ouvre (attention parfois l’ouverture du message se fait en arrière plan). Ce message à transmettre aux utilisateurs du bloc-notes partagé comporte un lien pour ouvrir le bloc-notes. Il est à noter le préfixe onenote: devant le chemin d’accès au bloc-notes qui permet l’ouverture du bloc-notes dans OneNote sur le poste de l’utilisateur.

Partage via un serveur Sharepoint

Ce cas suppose la disponibilité d’un serveur Sharepoint au sein de l’entreprise. Le bloc-notes partagé est alors stocké dans une bibliothèque de documents sur le serveur Sharepoint interne à l’entreprise.

L’initialisation d’un bloc-notes partagé sur un serveur Sharepoint peut être réalisée soit :

  • depuis OneNote, en enregistrant un nouveau bloc-notes sur le serveur Sharepoint de l’entreprise (chemin d’accès à la bibliothèque de documents du serveur Sharepoint à préciser dans la zone emplacement réseau) .
    Nouveau bloc-notes avec un partage réseau
  • depuis la bibliothèque de documents du serveur Sharepoint, en sélectionnant Nouveau document dans le menu Documents du ruban Sharepoint.
    nouveau-bloc-notes_biblio_SharepointCela suppose d’avoir préalablement sélectionné Bloc-notes Microsoft OneNote dans la liste Modèle de document lors de la création de la bibliothèque de documents Sharepoint :
    Création d'une bibliothèque Sharepoint

Comme dans le cas du partage via un disque réseau, un bloc-notes OneNote stocké sur un serveur Sharepoint est visible dans le navigateur sous la forme d’un dossier. Chaque section du bloc-notes correspond à un fichier .one dans ce dossier. Les droits d’accès (lecture, écriture, aucun) des utilisateurs au bloc-notes partagé peuvent être gérés dans Sharepoint au niveau du bloc-notes (dossier) et/ou au niveau de chaque section (fichier).

A savoir : 

Il est possible de personnaliser le modèle de bloc-notes OneNote associé à une bibliothèque de documents Sharepoint en procédant de la manière suivante :

  1. sélectionner Ouvrir avec l’explorateur dans le menu Bibliothèque du ruban de la bibliothèque de documents Sharepoint :
  2. mode_explorateur_SharepointDans la fenêtre de l’explorateurs de fichier qui s’est ouverte, un dossier Forms apparaît (si ce n’est pas le cas, utiliser les options de l’explorer pour afficher les fichiers cachés).  En double-cliquant sur le dossier Forms,  on voit apparaître le modèle de bloc-notes associé à la bibliothèque Sharepoint par défaut template.onepkg.
  3. Afin d’enregistrer un bloc-notes modèle dans ce dossier, il est nécessaire d’ajouter la bibliothèque Sharepoint dans les favoris du navigateur de fichiers. Pour cela, il faut cliquer sur la barre d’adresse dans l’explorateur de fichier. L’adresse de la bibliothèque est alors sélectionnée. Cliquer sur l’icône de dossier qui apparaît au début de la zone d’adresse http:// puis réaliser un glisser/déposer vers l’emplacement des favoris dans le volet gauche de l’explorateur de fichiers :
    ajout d'une bibliothèque Sharepoint dans les favoris de l'explorteur
  4. Il est alors possible depuis OneNote d’enregistrer un bloc-notes ouvert sous forme d’un package OneNote en utilisant le nom de fichier template.onepkg dans le dossier Forms (cliquer sur le favori ajouté dans l’explorateur de fichiers à l’étape précédente). Confirmer l’écrasement du fichier initial template.onepkg.
  5. Si l’on souhaite changer le nom template.onepkg du modèle de bloc-notes par défaut par un autre, il est possible de le faire depuis la bibliothèque Sharepoint (Menu Paramètres de la bibliothèque puis Paramètres avancés :
    nom du modèle de bloc-notes dans SharepointDans cet exemple, la bibliothèque est nommée BIP et le nom du modèle personnalisé est BIP.onepkg

Le partage d’un bloc-notes stocké sur un serveur Sharepoint est réalisé de la même manière que pour un partage via un disque réseau : depuis OneNote en sélectionnant le menu Partager / Partager ce bloc-notes puis envoyer un courrier électronique… (OneNote 2010).

A noter : les utilisateurs qui ouvriront le bloc-notes partagé en cliquant sur le lien  reçu par messagerie (ouverture dans OneNote), n’ont pas à se préoccuper de rechercher l’emplacement de stockage du bloc-notes partagé. Ce mode de partage (par lien) est donc plus simple pour les utilisateurs du bloc-notes partagé.

OneNote, 2 utilisations

OneNote peut être utilisé selon 2 modes :

  • Une utilisation individuelle où chacun peut rassembler au sein d’un bloc-notes toutes les informations utiles à son activité et qu’il souhaite conserver pour s’y référer ultérieurement : des notes diverses, des comptes-rendus de réunion, du contenu de pages Internet,…
  • Une utilisation collective basée sur un bloc-notes partagé par plusieurs collaborateurs. Ces personnes peuvent mettre à jour le contenu du bloc-notes partagé simultanément et voir en temps réel les modifications faites par les uns et les autres. Ceci est rendu possible par un mécanisme de synchronisation intégré à OneNote.

Le partage d’un bloc-notes OneNote peut être réalisé au sein d’une entreprise via un disque réseau partagé ou un serveur Sharepoint  interne à l’entreprise (fonctionne dès la version Sharepoint Foundation) ou via le cloud Microsoft Office 365 si disponible pour l’entreprise.

Le partage d’un bloc-notes OneNote peut être réalisé hors entreprise via un espace Skydrive.

Je présenterai dans le prochain billet ces différents modes de partage d’un bloc-notes et de manière plus détaillée le partage via un serveur Sharepoint interne à l’entreprise car j’ai réalisé mes expérimentations principalement dans ce contexte.

OneNote par la pratique

Je vous propose de partager au fil de ce blog mes différentes expérimentations d’un outil génial et injustement méconnu : je veux parler de Microsoft OneNote. J’ai découvert OneNote et m’y suis vraiment intéressé en fin d’année 2012.

Dès lors, J’ai cherché à savoir de quelle manière cet outil pouvait être utilisé dans mon contexte professionnel et personnel. J’ai ainsi expérimenté la mise en oeuvre de blocs-notes partagés OneNote pour faciliter :

  • la collaboration au sein d’une équipe, d’un service, d’un département
  • l’agilité pour la gestion des projets
  • l’accès à l’information pour l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise en remplacement d’une solution intranet.

OneNote par la pratique va me permettre de vous partager ces découvertes.

Je vous en souhaite une bonne lecture.